Zespół w czasach kwarantanny

Studia doktoranckie były jednym z najszczęśliwszych okresów w moim życiu. Nie tylko miałem całkiem sporo czasu na lekturę i spotkania ze znajomymi, ale wcale nieźle – jak na doktoranta – zarabiałem dzięki telepracy. Organizowałem ją tak jak chciałem, skutkiem czego niemało czasu spędzałem w kawiarniach i pubach, wszystko i tak mając pod kontrolą. Ale to przeszłość. Telepraca była mimo wszystko dodatkiem. To nie wokół niej kręciła się moja aktywność zawodowa. Pisałem, jeździłem na konferencje, prowadziłem zajęcia. Nie wszyscy funkcjonują w taki sposób. Praca to praca – a nie dodatek. Ma swoje miejsce i może być trudno to zmienić.
I jest trudno. Szok – to krótkie słowo najlepiej obrazuje stan, w jakim ocknęła się Europa (i nie tylko) z chwilą wybuchu epidemii. Gdzie nie spojrzeć, pojawiają się głosy o przemodelowaniu dotychczasowego porządku. Wygląda na to, że nadciągnęło to, czego wielu od dawna się obawiało – kryzys, którego uparty mikrob zdaje się jedynie katalizatorem. Chcąc nie chcąc, ludzie dokoła uświadamiają sobie, że stoją w obliczu zmian. Jedną z nich jest formuła pracy, przynajmniej tymczasowa, ale mimo wszystko – nie bez znaczenia. Praca zdalna. Raptem okazuje się – jak niektórzy żartują – że mnóstwo spraw urzędowych można (a nawet powinno się) załatwić mailem. Ale te zmiany to coś o wiele głębszego – to ingerencja w nasze wyobrażenie o pracy, obejmujące wiele sfer – od interakcji, aż po język. Do pracy wszak zawsze się „szło” – a nagle z pracą idzie się do dużego pokoju lub sypialni.


Nasze obawy co do skuteczności pracy wykonywanej zdalnie są bardzo uzasadnione. Dynamika i charakter telepracy generuje zupełnie inne wyzwania. Są one mocno związane przede wszystkim z samodyscypliną i wynikającą z niej motywacją oraz z kompetencjami komunikacyjnymi. Brak obecności szefa i innych członków zespołu, a jednocześnie przebywanie w przestrzeni znanej i kojarzonej z bezpieczeństwem działa rozleniwiająco. Praca w domu przez wielu opisywana jest jako wygodna a nawet aż nazbyt wygodna: trudniej się zaangażować, zawziąć w sobie, wytrwać w postanowieniu niewstawania od biurka itd. W okresie kwarantanny dochodzą do tego tak prozaiczne problemy jak obecność innych domowników, często w bardzo różnym wieku. A zadania niecierpiące zwłoki uparcie czekają i domagają się naszej uwagi.
Gdy już zatem nieco okrzepnie radosny nastrój i inne następstwa domowej wygody – prawdopodobnie wielu będzie musiało przyznać, że praca zdalna to coś dużo trudniejszego, niż mogłoby się wydawać. Przede wszystkim – do głosu dojdzie kwestia silnej woli i samo-organizacji warsztatu pracy. Zarządzanie swoim czasem, tworzenie i korzystanie ze stosownych harmonogramów staną się naszym być albo nie być. Wielu sądzi, że kluczem do sukcesu jest uparte zapisywanie wszystkiego w swoim kalendarzu czy organizerze. Niestety – nie jest to takie proste. Kalendarz również trzeba umieć tak zapisać, by nie działał paraliżująco. A co jeśli – po prostu się nie chce? Co zrobić, gdy coś odciąga nas na kolejną kawę, gdy kusi by obejrzeć odcinek serialu, by sprawdzić swoje portale społecznościowe, a myśli o dead-linach spychamy na później i nieświadomie wpadamy w sidła prokrastynacji? Które z zadań przesunąć na przedpołudnie, a które w okolice obiadu? Czy warto odmierzać sobie czas, czy może polegać na własnym przeczuciu? Takie pytania, o ile jeszcze tak się nie stało, za chwilę piętrzyć się Wam będą w głowach. Poczujecie, że Wam się nie chce, że domownicy włażą Wam na głowę, że dopytują o koniec… a przecież to tylko jedna strona medalu!
Druga to kontakty z naszym zespołem. Praca zdalna to dodatkowe ryzyka w obszarze komunikacji. W sytuacji, gdy wielu rzeczy nie da się załatwić bezpośrednio a czas nagli, pracownicy mają tendencję do obierania linii najmniejszego oporu. Skutek? Skrzynka mailowa trzeszczy w szwach, następuje zalew przeforwardowanych wiadomości „do wszystkich wświętych” czyli do nikogo, każdy mail domaga się odczytania (nie mówiąc o odpowiedzi nań), a nam zaczyna udzielać się nastrój paniki. Gdy dojdzie do tego wibrujący telefon, możemy pogrążyć się w kryzysie, co w skrajnych przypadkach zaowocuje – w zależności od temperamentu – załamaniem się, agresją, wycofaniem lub – paraliżującą głupawką. Co gorsza, czujemy, że za moment wszystkich naszych znajomych z pracy będziemy mieli serdecznie dość. W kontakcie bezpośrednim to zupełnie inni ludzie. Ale gdy trzeba coś z nimi załatwić zdalnie – nikt nic nie rozumie. Tymczasem trzeba skutecznie delegować i jeszcze skuteczniej egzekwować zadania. Trzeba udzielać dobrej informacji zwrotnej i wszystko trzymać pod kontrolą, przy jednoczesnym motywowaniu pracowników do samodzielności. Brzmi nierealnie, prawda? Jeszcze moment a na powrót zatęsknimy za naszym biurem a o epizodzie z pracą zdalną będziemy chcieli szybko zapomnieć. Co wtedy?
Praca zdalna to nie tylko trzymanie się kalendarza i umiejętne korzystanie z dostępnych środków komunikacji, to nie tylko stosowanie oprogramowania, które wszystkim przypomina o deadlineach z wyprzedzeniem, to również odpowiednie zarządzanie swoimi emocjami. W telepracy wielu z nas będzie towarzyszył spory stres. Pośpiech bardzo skutecznie dusi w nas empatyczne odruchy. Jeśli nie chcemy skłócić się z naszym najbliższym otoczeniem – musimy nauczyć się szukać równowagi. Droga do tego stanu wiedzie nie tylko poprzez odpowiednie dawkowanie nagród i robienie przerw, ale także za sprawą przemodelowania samego myślenia o stojących przed nami zadaniami. To pierwszy krok do budowania odpowiedniej hierarchii priotytetów. I wstęp do optymalizacji większości procesów.
To początek drogi, ale – jak wiele początków – obiecujący. I potrzebny.

autor dr Tomasz Kozłowski